Raad van Arbitrage

Wat te doen bij klachten, geschillen of overtredingen in de VDH?

Zelfs in de beste families komt het voor dat er onenigheid ontstaat over het een of het ander, zo ook in de VDH. Het kan een klacht, een geschil of een overtreding zijn die of dat men wil voorleggen aan het Hoofdbestuur of de Raad van Arbitrage van de VDH.
Het aankaarten van een kwestie bij het Hoofdbestuur komt in een grote internationaal opererende vereniging waar diverse belangen op het spel staan, zo nu en dan voor. Meestal kan de zaak met goede wil succesvol worden uitgepraat. De VDH is immers een vereniging die fokkers en liefhebbers bij elkaar brengt en bestaat uit goedwillende vrijwilligers.
Het gebruikmaken van een zwaarder middel, namelijk het indienen van een beroepschrift bij de Raad van Arbitrage, blijft echter altijd mogelijk. Het is een grondrecht binnen de VDH.
Hoe gaat dat in zijn werk? Stapsgewijs volgt hieronder de procedure.

Stap 1.

In de eerste plaats bepaalt het Huishoudelijk Reglement van de VDH (HHR) dat haar leden verplicht zijn klachten, geschillen en overtredingen schriftelijk en goed gedocumenteerd aan het Hoofdbestuur voor te leggen (zie artikel D, lid b van het HHR).

Stap 2.

Als dat gebeurt in de vorm van een beroepschrift gericht aan de Raad van Arbitrage dan controleren Jos de Gouw als secretaris en Hans van Erven als penningmeester van de VDH of de indieners van het beroepschrift lid zijn van de VDH en of de betaling van €50,- als bijdrage in de kosten voor de behandeling van het beroepschrift is voldaan. Zo ja, dan wordt het beroepschrift ter behandeling doorgestuurd naar de Raad van Arbitrage. Dat betekent dat het beroepschrift aanhangig wordt gemaakt.

Stap 3.

Als indieners de zaak aanhangig maken bij de Raad van Arbitrage is artikel 21 van de Statuten van de VDH, de grondwet van de vereniging, van toepassing. Daarin staat dat de Raad van Arbitrage een onafhankelijk rechtsprekend orgaan is en als taak heeft over de bij de Raad van Arbitrage aanhangig gemaakte geschillen tussen leden, tussen leden en organen, of tussen organen van de vereniging een bindende uitspraak te doen.

NB. Daarnaast behandelt de Raad van Arbitrage kwesties op basis van overige regelgeving van de VDH (zoals bij bezwaren tegen het lidmaatschap, bij opzegging van en ontzetting uit het lidmaatschap, of de intrekking van de erkenning van een Kringgroep).

Stap 4.

In het Reglement van de Raad van Arbitrage zoals opgenomen in het Vademecum van de VDH is de procedure beschreven die gevolgd wordt door de Raad van Arbitrage. Hieronder wordt in verkorte vorm aangegeven hoe de procedure verloopt.

Eerst wordt de ontvankelijkheid van de vordering van de indienende partij beoordeeld, met andere woorden is de vordering van indiener vatbaar voor berechting.

Stap 5.

Is de vordering van indiener ontvankelijk dan verzoekt de Raad van Arbitrage de andere partij binnen een redelijke termijn van vier weken op basis van het beroepschrift een verweerschrift op te stellen en toe te sturen aan de Raad van Arbitrage.

Stap 6.

Indiener wordt door de Raad van Arbitrage van de inhoud van het verweerschrift op de hoogte gesteld.

Stap 7

Daarna vindt de hoorzitting van partijen plaats. Partijen worden afzonderlijk gehoord door de Raad van Arbitrage en kunnen hun standpunt nader toelichten. Het beginsel van hoor en wederhoor wordt toegepast en partijen beschikken over dezelfde stukken. De Raad van Arbitrage zal eerst proberen om partijen weer bij elkaar te brengen met een compromis. Lukt dat niet dan doet de Raad van Arbitrage uitspraak, het zogenoemde arbitrale eindvonnis. Deze uitspraak is voor beide partijen bindend, net als een gewone rechterlijke uitspraak. Eveneens doet de Raad van Arbitrage uitspraak over toe te delen proces- en griffiekosten. De inhoudelijke behandeling is daarmee afgedaan. Hoger beroep bij de Raad van Arbitrage of de VDH staat niet open.

Stap 8

De uitspraak van de Raad van Arbitrage is bindend voor partijen. De uitspraak wordt partijen toegestuurd en gepubliceerd in het magazine en site van de VDH  alsmede gedeponeerd bij de griffie van de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht.

Stap 9

De ten uitvoerlegging van het arbitrale eindvonnis is in handen van de in het gelijkgestelde partij die zich tot deurwaarder of incassobureau kan wenden. Het niet eerbiedigen van het arbitrale vonnis kan beëindiging van het lidmaatschap tot gevolg hebben.

Houdt de rechter rekening met het arbitrale eindvonnis van de Raad van Arbitrage?
Het antwoord is ja.

Het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering 4e Boek regelt arbitrage in de artikelen 1020 – 1077. Deze artikelen bevatten voor het grootste deel dwingend recht, met andere woorden: men mag er niet van afwijken.

Door lid te worden van de VDH is het lid akkoord gegaan met alle regels van de vereniging zoals opgenomen in het Vademecum van de VDH. Dit is de overeenkomst tot arbitrage die van toepassing is tussen lid en VDH.

Artikel 1022 zegt dat de rechter, bij wie een geschil aanhangig is gemaakt waarover een overeenkomst tot arbitrage is gesloten, zich onbevoegd verklaart, indien een partij zich voor alle (ver)weren op het bestaan van deze overeenkomst beroept, tenzij de overeenkomst ongeldig is.

Wordt men toch door de rechterlijke macht ontvangen dan staan op grond van artikel 1064 de rechtsmiddelen van vernietiging en van herroeping van het arbitrale eindvonnis open. De vordering tot vernietiging moet worden ingesteld binnen drie maanden nadat de uitspraak is verzonden of de uitspraak is gedeponeerd bij de rechtbank Midden-Nederland. Kort samengevat gaat het om formele gebreken van het arbitrale eindvonnis.

Naast vernietiging kan ook herroeping plaatsvinden van het arbitrale eindvonnis. Kort samengevat gaat het om de gevolgen van bedrog en valsheid en ook hier geldt dezelfde termijn als bij de vernietiging, behoudens dat de termijn van drie maanden pas gaat lopen nadat de genoemde omstandigheden voor herziening bekend zijn geworden.

Samenstelling van de Raad van Arbitrage.

De Raad van Arbitrage bestaat uit 5 arbiters, te weten:
Mr. J.P. van Dorp, Nieuwegein, kynologie en voorzitter
Mr. P.IJ. Eikelenboom, Midden-Delfland, burgerparticipatie en secretaris
Mr. M.G. Pitstra, Voorst, bestuurlijke ervaring
R.J van Eck, Nissewaard, erelid, oud-commissaris africhting HB, keurmeester
Drs. N. Speelman, Duiven, dierenarts en bestuurlijke ervaring.
 
December 2020, Mr. J.P. van Dorp